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Marie-Michèle partage les canvas des réunions d'équipe de La Firme créés pour passer de la réunionite à des rencontres à fort ROI.

Passer de la « réunionite » aux rencontres à fort ROI

Épisode 23 du balado des entreprises ambitieuses qui n’ont pas de département marketing.

Nous connaissons tous le scénario : des heures passées en réunions d’équipe qui semblent peu productives et rarement stimulantes. Pourtant, chaque réunion détient le potentiel de devenir un véritable levier de création de valeur pour nos entreprises. Puisqu’elles sont non seulement nécessaires, mais surtout cruciales pour la croissance et l’innovation.

On vous propose de plonger dans les coulisses de La Firme en partageant avec vous les modèles types réunions qui nous permettent d’être une équipe efficace. Même sans département marketing. 

Pourquoi passer de la « réunionite » aux rencontres à fort ROI?

Modifier la structure de ses rencontres d’équipe peut représenter un grand changement de culture organisationnelle. Pour certains et certaines collègues, ça peut mettre être déstabilisant. 

Cette démarche demande donc un effort. Un travail qui bénéficie toutefois de nombreuses retombées positives. En voici trois :

  1. Optimisation de son temps : le temps est une des ressources les plus précieuses pour un entrepreneur et toute son équipe. En réduisant le temps passé dans des réunions inefficaces, on libère des heures précieuses à réinvestir des activités à plus haute valeur ajoutée.
  2. Augmentation de l’engagement des employés : les réunions longues et peu productives peuvent démoraliser et fatiguer l’équipe. En contraste, des réunions bien planifiées peuvent leur démontrer que leur temps est respecté et leur contribution valorisée.
  3. Meilleure prise de décision : des rencontres efficaces permettent une meilleure collecte d’informations et des discussion plus approfondies. En découlent des décisions plus informées et plus réfléchies.

L’importance des réunions (d’équipe), même pour les entreprises d’une personne

Ces moments de réflexion sont tout aussi importants, même si on est une entreprise d’une seule personne. Ils permettent de clarifier nos objectifs et de rester aligné avec nos ambitions.

Ces « réunions » peuvent se faire seuls. En prenant le temps de se poser les questions que nous proposons ci-dessous.

Elles peuvent aussi se faire en compagnie d’autres personnes.

Pensons à des pairs dans le contexte de co-développement ou d’un mastermind. Ces mêmes canvas de réunions peuvent aussi être utilisés lors de rencontres avec des conseillers ou des mentors.

Les cinq types de réunion d’équipe de La Firme marketing

1. Rencontres un à un

Objectif : ces réunions confidentielles entre le gestionnaire et chaque membre de l’équipe visent à offrir un suivi individuel, discuter des projets en cours et des problématiques à résoudre. Elles permettent aussi d’identifier les besoins en soutien ou en ressources.

Questions types de nos ordres du jour

  • Quels sont les progrès sur tes projets actuels?
  • Quels sont les défis opérationnels rencontrés? Comment puis-je t’aider?
  • Quels obstacles rencontres-tu et comment puis-je t’aider à les surmonter?

2. Rencontres d’équipe hebdomadaires

Objectif : ces réunions sont essentielles pour renforcer la cohésion d’équipe et s’assurer que tous les membres sont alignés sur les objectifs communs. Elles servent également à partager les succès et à discuter collectivement des défis.

Questions types de nos ordres du jour :

  • Quels sont nos objectifs de la semaine?
  • Quels sont les questionnements en lien avec les projets en cours?
  • Quelle est notre reconnaissance (gratitude) pour la dernière semaine?
  • Quelles sont les priorités des projets de développement de La Firme pour la prochaine semaine?

3. Lacs à l’épaule (planifications stratégiques trimestrielles)

Objectif : plus élaborées en début d’année, ces rencontres sont plus concises lors des mises à jour trimestrielles. Elles nous permettent de sortir de l’environnement de travail habituel pour nous concentrer sur la planification à long terme et les projets de développement de l’entreprise. Les priorités pour les mois à venir y sont déterminées et ajustées.

Questions types de nos ordres du jour :

  • Quelles stratégies et actions devons-nous mettre en place pour atteindre nos objectifs?
  • Quels sont les principaux défis auxquels nous faisons face?

4. Rencontres individuelles trimestrielles (évaluations de la performance et rencontres carrière)

Objectif : évaluer la performance des membres de l’équipe et leur laisser de l’espace pour partager leurs ambitions de carrière et personnelles. Afin qu’elles soient alignées avec les ambitions de l’entreprise. On alterne tous les trois mois entre la rencontre d’évaluation et la rencontre carrière.

Questions types de nos ordres du jour :

  • Comment évalues-tu ta progression par rapport aux objectifs fixés?
  • Quels sont tes objectifs de carrière à long terme? Comment l’entreprise peut-elle t’aider à les réaliser?

5. Rencontres hebdomadaires de gestion de projet

Objectif : assurer une communication claire et une compréhension commune des priorités entre les chargées de projets de l’équipe. On y parle des échéances et des budgets des projets. Cela aide à prévenir les malentendus et à ajuster les projets en cours de route.

Questions types de nos ordres du jour :

  • Où en sommes-nous avec les projets en cours?
  • Avons-nous besoin de réajuster nos priorités ou nos ressources pour garantir le succès des projets?

L’importance de créer un climat de confiance dans ses rencontres d’équipe et d’entreprise

Instaurer un climat de confiance lors des réunions est crucial. Sans celui-ci, il ne sera pas possible pour les membres de l’équipe de s’ouvrir et d’être 100 % honnêtes. Deux conditions pour que l’entreprise et son équipe puissent développer leur plein potentiel.

Un climat de confiance permet  : 

  • Une communication ouverte d’où les meilleures idées pourront émerger.
  • Une meilleure résolution de problèmes, qui deviendra collective. 
  • Une accélération de l’innovation : un climat de confiance stimule l’innovation en permettant à tous de proposer des idées novatrices sans crainte.

Comment instaurer ce climat de confiance?

  1. Favoriser et encourager l’écoute active : donner à chacun le temps de parler sans interruption, montrer de l’intérêt pour les idées des autres, et poser des questions pour clarifier ou approfondir certains points.
  2. Offrir de la transparence de la part de la direction : la direction doit donner l’exemple en étant transparente sur les décisions de l’entreprise, les défis à venir et les stratégies en place. Partager les succès et les échecs contribue à bâtir la confiance.
  3. Transmettre un feedback constructif : la rétroaction se doit d’être toujours constructive et orientée vers des solutions ou des améliorations, plutôt que critique ou personnelle.
  4. Assurer confidentialité et respect : les réunions doivent se dérouler dans un environnement où la confidentialité et le respect sont maintenus. Les membres de l’équipe doivent savoir que leurs contributions sont respectées et protégées.
  5. Proposer l’animation à une tierce personne : surtout pour les rencontres de planification stratégique, il peut être avantageux de confier l’animation à une personne externe. Elle n’aura pas peur et pourra, en toute impartialité, poser les bonnes questions. Parfois même celles qu’on n’osera pas aborder comme gestionnaire.

Au-delà de la réunionite

En adoptant des structures de réunion bien définies et en se concentrant sur des rencontres qui ajoutent réellement de la valeur, même les petites entreprises sans département marketing peuvent maximiser leur efficacité et innover continuellement.

Le but n’est pas de multiplier les réunions, mais de les rendre plus pertinentes, stratégiques et, surtout, productives.

Quel exemple de réunion aimeriez-vous intégrer à votre routine d’équipe? Ou quel type de rencontre avez-vous vous-même créé pour rendre votre équipe plus efficace?

L’équipe de La Firme

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