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Marketing et développement de son entreprise : comment mieux déléguer et s’organiser

Pour gagner du temps, de l’argent et de l’expertise

Avez-vous du mal à déléguer des tâches à votre équipe, à des collaborateur·rices ou encore entre associé·es? Vous voulez vous assurer que votre marketing et le développement de votre entreprise se déroulent sans accroc (ou le moins possible), mais vous ne savez pas où commencer ni comment le faire de façon efficace?

On va se le dire, pour réussir en affaires, déléguer est essentiel. Non, vous ne serez pas capable de tout faire. Parce que vous manquerez de temps, d’énergie, mais surtout, vous ne pourrez pas être expert·e de tout.

Cependant, de nombreuses personnes ont des difficultés à le faire efficacement. Nous partageons avec vous dans cet article ce qui a fonctionné pour La Firme : comment nous avons réussi à répartir avec succès les responsabilités au sein de notre équipe pour le bien-être de toutes et surtout, celui de l’entreprise.

Notre objectif? Vous transmettre nos bonnes pratiques pour commencer à profiter efficacement de vos compétences et de celles de votre équipe !

Cet article sur l’ancien balado de Josiane Morinville « Libère-toi ». Pour écouter le balado, cliquez ici. On vous invite aussi à écouter son tout nouveau balado « Entre les lignes » où elle met en lumière des femmes inspirantes dans le domaine informatique.

Première étape pour mieux déléguer en entreprise : identifier les forces des membres de l’équipe

Identifier vos forces et celles des membres de votre équipe vous aidera à mieux répartir le travail en fonction de celles-ci. On parle aussi de « zones de génie ». Si vous excellez dans les tâches créatives, ce n’est peut-être pas à vous que l’on confiera en premier le mandat de créer des processus (les deux ne sont pas nécessairement incompatibles, c’est un exemple).

En ayant un portrait clair des forces et des faiblesses, il sera aussi plus facile d’identifier ce qui peut être délégué à l’externe. On y reviendra un peu plus tard.

Comment identifier les forces de votre équipe

Il y a certainement plusieurs façons. À La Firme, nous avons adopté le test Gallup. Il en existe plusieurs autres. Ce test permet d’identifier les habiletés qu’une personne maîtrise avec force et celles qui sont plus difficiles à adopter. Ça facilite ensuite l’exercice de voir la complémentarité dans l’équipe.

Prendre le temps de se demander où sont nos forces et nos intérêts est aussi une bonne idée. Avez-vous déjà pensé à créer un plan de semaine idéale? Quels types de tâches permettent à vos collègues de se sentir pleinement épanoui·es?

Ces tests et ces exercices vous donneront un aperçu de la meilleure façon d’attribuer des tâches qui correspondent aux compétences et aux intérêts d’une personne.

Si vous n’avez jamais tenté le plan de semaine, tentez l’expérience avec notre atelier 30 minutes pour sortir son entreprise de la brume

Confier des tâches qui permettent d’être rentables

On le sait, pour qu’une entreprise fonctionne, il faut qu’elle soit rentable. 

En ayant connaissance des compétences, cela permet d’avoir une idée claire de qui est le plus susceptible de réussir efficacement certains mandats. Ça permet de constituer l’équipe pour réussir et mener les projets de manière efficace.

Par exemple, à La Firme, on sait à qui confier les tâches qui demandent plus de précisions et de minutie comme de la mise en page. C’est une des forces de cette collègue. Elle exécute ces tâches rapidement et arrive au résultat souhaité plus rapidement que d’autres.

Grâce à ce processus, les membres de l’équipe peuvent être rassurés et valorisés en sachant que leur travail correspond à leurs points forts. C’est aussi un élément de motivation.

Par contre, il ne faut pas non plus faire de l’évitement. Il faut aussi accepter de sortir de sa zone de confort à l’occasion. On parle alors d’un autre sujet de blogue!

Mieux déléguer en entreprise pour se garder du temps pour jouer le rôle de gestionnaire

En tant qu’entrepreneur·e, vous avez sûrement à jongler avec des tâches de production comme le ferait un·e employé·e. C’est indispensable dans une TPE. Toutefois, il ne faut pas mettre de côté votre rôle de gestionnaire de l’entreprise.

Ce rôle assure le développement de l’entreprise. Vous devez voir au-delà de la production à faire aujourd’hui et maintenant. En consacrant du temps à l’organisation de l’entreprise, vous donnez une direction à votre équipe et vous vous assurez d’être sur la bonne voie tout en vous permettant de la développer davantage.

Ici, il n’y a pas de secret. Il faut consacrer du temps au développement dans sa semaine. Sinon, on est rapidement absorbé par les urgences.

Se développer au-delà des résultats financiers

Quand on parle de développer l’entreprise, on peut le voir sous l’angle financier : avoir plus de revenus ou dégager plus de profits. Ça peut être un objectif. 

Par contre, le développement de votre entreprise peut aussi être fait dans l’objectif de vous dégager plus de temps ou encore, vous permettre d’avoir plus d’énergie.

Comment calculerez-vous votre retour sur investissement? C’est à vous de le déterminer en fonction de ce qui est important pour vous et pour votre équipe.

Votre rôle sera de déterminer les mesures à prendre pour que l’entreprise soit organisée de façon à contribuer à ce résultat souhaité.

Si vous avez encore la tête dans vos courriels à 19 h et que votre souhait est d’avoir plus de temps pour vous, l’objectif n’est pas tout à fait atteint. Le prochain point pourra peut-être vous aider.

Créer son écosystème administratif : s’organiser pour déléguer à des outils de gestion

À quoi ressemble votre environnement de travail? Quels outils ou processus avez-vous à votre disposition pour vous aider à mieux organiser votre travail?

La gestion des courriels : 1 fois par jour

À La Firme, une des premières choses qui a été faite pour nous dégager du temps à été d’établir les lignes de conduites pour la communication interne.

En résumé :

  • Tous les échanges internes se déroulent sur Slack une plateforme de communication. L’équipe ne s’envoie pas de courriels. Résultat : beaucoup moins de courriels à gérer et c’est plus facile de suivre les échanges selon les sujets et les projets.
  • On fait le suivi de nos courriels et de Slack 1 fois par jour (oui, au début c’est une vraie torture 🥵, mais ça libère 😇). Les suivis sont donc assurés dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables. Une urgence? Le téléphone, ça existe encore. Résultat : finis les « pop-up » de courriels qui nous poussent à répondre immédiatement, plus de temps pour le travail de fond et plus de temps pour soi à la fin de la journée.
  • L’équipe travaille de manière asynchrone. Ces méthodes de communication permettent à toutes d’avancer le travail quand elles le souhaitent et d’où elles le souhaitent. Si on veut travailler plus tôt pour terminer plus tôt, c’est possible. Résultat : plus de liberté et une facilité à adapter son travail selon sa réalité personnelle sans que ça ait d’impacts négatifs sur le reste de l’équipe.

Un gestionnaire de projet pour avoir une vision claire du travail à accomplir (et à déléguer)

Un autre élément central de l’organisation à La Firme est notre gestionnaire de projets (Asana et depuis quelques semaines, Monday).

  • Toutes les tâches à accomplir dans l’entreprise y sont consignées (par qui, quand et le temps requis).
  • On utilise la vision workload qui nous permet de voir le travail à venir en fonction de la capacité de chacune. Si Katrina travaille normalement 30 heures, mais que la semaine prochaine elle a 35 heures de planifiées, il faut revoir la planification.
  • Toujours avec le workload, fini le temps des échéanciers proposés à l’intuition aux client·es. On a une vision claire des prochains mois et des disponibilités de l’équipe.

Ce ne sont là que deux exemples d’outils qui nous aident à nous organiser et à avoir une vision beaucoup plus claire du travail à faire et à déléguer. N’oublions pas non plus les tableaux de suivi de nos indicateurs (financiers, marketing, etc.) ou encore un CRM (logiciel de gestion de la relation client) qui nous permettent aussi de réduire le stress de l’organisation.

Tous ces outils travaillent ensemble et se parlent, pour la plupart. C’est une partie du travail de gestion et surtout de la charge mentale qui leur sont délégués.

Marketing : éviter la tactique, penser stratégie

Parce que c’est notre domaine, vous vous demandez sans doute comment on s’arrange avec les tâches marketing. Comment faire pour déléguer le travail sur les réseaux sociaux? Ou encore, à qui confier ses publicités?

OK, prenons quelques pas de recul.

Ce ne sont pas les bonnes questions à vous poser. En tout cas, pas tout de suite.

D’abord, une stratégie marketing bien articulée et réfléchie sera essentielle avant de passer à l’action. 

C’est elle qui vous aidera à vous concentrer sur vos objectifs et à vous organiser tout au long du processus. Vous voulez déléguer la gestion de votre communauté Instagram? Et si finalement, une page Instagram n’était pas ce qui permet de servir vos objectifs? C’est ce que la stratégie marketing vous permettra, entre autres, de déterminer. 

La stratégie marketing vous permettra aussi de déterminer :

  • Vos objectifs;
  • Vos personas;
  • Votre positionnement;
  • Votre message;
  • Et votre plan d’action en fonction de votre parcours client idéal.

Ensuite on peut penser à déléguer ses actions marketing

Lorsque la stratégie est clairement établie, il est alors possible de déterminer ce que vous accomplirez vous-même et ce que vous pourrez déléguer à l’externe.

Lorsque vous déléguez des éléments du plan d’action, veillez toutefois à ne pas perdre de vue votre stratégie globale. Les décisions qui seront prises en cours de route doivent demeurer fidèles à vos ambitions stratégiques.

Comme entrepreneur·e, gardez toujours un pied solidement ancré dans votre stratégie.

Déléguer pour gagner en expertise, du temps et argent

Ça y est, vous pouvez enfin commencer à déléguer.

Chose importante : analyser le coût d’un·e collaborateur·rice au-delà du coût d’embauche. 

Trop souvent, on oublie de penser aussi à ce qu’il vous en coûterait pour faire le travail nous-mêmes. Ce n’est pas parce que c’est fait en interne que ça ne coûte rien.

Pendant que vous mettrez X heures à rédiger les nouvelles pages de votre site web, vous ne pourrez pas : nourrir votre relation avec votre clientèle actuelle ou potentielle, produire, développer votre entreprise. 

Il n’y aura pas de facture au bout de votre travail de rédaction, mais ça aura un coût pour votre entreprise. En plus du coût de ne pas avoir l’expertise pour rédiger une page web. Le résultat sera-t-il à la hauteur?

Votre temps est un bien précieux.

À La Firme, nous sommes accompagnées dans plusieurs domaines. Que ce soit en gestion, en ressources humaines ou même en marketing (oui, oui, nous ne pouvons pas tout faire), nous nous entourons d’expert·es pour nous aider à aller toujours plus loin.

Repenser toujours aux forces de son équipe

Il est également judicieux de se souvenir de nos points forts lorsque l’on réfléchit à cette décision. Repensez à ce qui vous rend unique, vous et vos collègues, et déterminez quels domaines sont les mieux servis par l’externalisation. 

Personne ne peut tout faire avec succès, mais déléguer des tâches de manière réfléchie peut vous donner plus de temps et d’espace pour réussir dans les domaines qui comptent vraiment.

Déléguer en affaires : l’essayer c’est l’adopter

Déléguer en tant qu’entrepreneur peut être effrayant, c’est vrai. Après avoir consacré tant de temps et d’énergie à votre entreprise, il est difficile de confier sa vision à quelqu’un d’autre. Mais n’ayez crainte ! 

Voyez la délégation comme une opportunité : l’expertise d’une autre personne peut ouvrir un monde de nouvelles possibilités. 

Déléguer, c’est aussi se donner le temps de développer son entreprise pour qu’elle nous ressemble. 

Nous faisons le pari qu’en déléguant, vous obtiendrez des résultats positifs inattendus ! N’hésitez pas, faites l’expérience et voyez par vous-même.

Faites-nous savoir comment vous procédez pour mieux déléguer dans votre propre entreprise !

L’équipe de La Firme