2 experts partagent avec nous leurs trucs et astuces comptables.
Est-ce que la seule prononciation des mots comptabilité et finance suffit pour faire dresser vos cheveux sur votre tête? Il est temps de vous réconcilier avec votre comptabilité grâce aux 5 trucs et astuces comptables que nous vous proposons ici.
Ce n’est pas parce qu’on est travailleur·euse autonome ou une petite entreprise qu’on ne peut pas adopter de saines habitudes pour assurer la pérennité de ses activités d’affaires.
Pour en discuter, Marie-Michèle s’est entourée d’experts : Simon Hupé, CPA, président de Les Associés, et Marie-Philippe Savard, CPA, analyste financière à la SOPER et présidente du Regroupement des CPA de l’Est du Québec.
Astuce comptable 1 : Séparer vos comptes bancaires d’affaires et personnels
Voyez ces deux comptes comme la poche droite et la poche gauche de votre pantalon. Ce qui entre et ce qui sort de chaque poche est indépendant de l’autre poche.
Séparer ses activités comptables personnelles et professionnelles permet d’avoir une meilleure vision de votre situation. Et facilite donc :
- l’analyse de votre portrait financier;
- le travail lors d’une éventuelle vérification fiscale de vos activités.
Il faut aussi éviter de payer une dépense personnelle avec des fonds professionnels (avance aux actionnaires).
Également, il peut être judicieux de connecter votre compte bancaire à une application de comptabilité numérique (ex. : QuickBooks). Un investissement qui vous permettra sûrement de sauver du temps et de l’argent à long terme.
Astuce comptable 2 : Savoir ce qui entre et ce qui sort, gérer vos liquidités
Autrement dit, la gestion des liquidités, c’est de savoir en temps réel les fonds qui sont disponibles et prêts à être utilisés. Une information utile lorsque vous versez un salaire ou payez un fournisseur, par exemple. Aurais-je suffisamment d’argent pour le faire?
Et ça va au-delà du montant affiché sur votre portail bancaire. Ce qui vous sera utile, c’est d’avoir une vision à l’instant T, mais aussi une vision pour les prochains jours, les prochaines semaines et même les prochains mois.
Comment gérer ses liquidités?
La gestion des liquidités se fait sous la forme d’un budget de caisse. Un budget qui peut très bien se faire dans un fichier Excel si vous avez peu de dépenses et de revenus à considérer. À partir d’un certain volume, il devient avantageux de vous équiper d’un logiciel comptable qui pourra vous aider à visualiser vos liquidités dans le temps.
Vous aurez ainsi automatiquement une vision de ce qui devra être payé prochainement (comptes à payer) et à l’inverse, ce qui vous sera versé (comptes client).
Cette vision sur le plus long terme vous permet de mieux profiter des délais que des fournisseurs offrent avec des factures à payer dans 30 ou 60 jours. Un délai dont il ne faut pas hésiter à profiter. Vous pouvez donc prioriser les comptes à payer les plus urgents.
Les avantages d’une bonne gestion de ses liquidités
- Anticiper les difficultés.
- Par exemple, vous pourrez réaliser rapidement que dans 2 mois vous n’aurez plus ce qu’il faut pour payer votre salaire. Une situation avantageuse par rapport à celle de s’en rendre compte le jour où vous aurez à payer cedit salaire. Vous avez ainsi deux mois devant vous pour trouver des solutions.
- Être outillé·e pour rencontrer des institutions financières
- C’est la même chose pour des organismes d’accompagnement. Parce que vous saurez cogner à leur porte au bon moment (avant que la tempête frappe). Ils auront aussi une partie des bons outils nécessaires à l’évaluation de votre dossier.
De l’autre côté, si cela s’applique à votre contexte d’affaires, demandez un paiement (un %) à vos clients avant d’amorcer les travaux. Si vous attendez d’avoir complété vos mandats avant d’être payé·e, vous pourriez avoir des difficultés à acquitter vos dépenses pendant cette période.
Astuce comptable 3 : Comprendre son marché
Les stratèges marketing en nous aiment cette solution, mais elle vous sera utile autant en marketing qu’en comptabilité.
Comprendre l’offre de vos concurrents, identifier leur positionnement, connaître leurs prix, ce sont des informations qui vous aideront à prendre les bonnes décisions pour que vos affaires fonctionnent bien. Ce qui est non négligeable pour avoir une comptabilité saine.
N’ayez pas peur de facturer la pleine valeur de ce que vous offrez plutôt que de fixer des prix en dessous de la concurrence seulement pour vous faire aimer ou vous faire connaître. Il vaut mieux identifier la pleine valeur (la valeur ajoutée) de ce que vous offrez pour arriver à vous positionner de manière forte aux côtés de vos concurrents.
Il y a aussi certains aspects internes à prendre en considération :
- Déterminez le salaire que vous voulez vous verser;
- Pour quelles raisons vos client·es aiment ou n’aiment pas votre offre.
Si vous souhaitez aller plus loin dans cette réflexion, nous vous invitons à suivre notre atelier 30 minutes pour sortir votre entreprise de la brume.
N’hésitez pas non plus à prendre le temps de demander à vos nouveaux clients comment ils fonctionnent avec leurs anciens ou autres fournisseurs. Selon quels paramètres sont-ils facturés? Il sera ainsi plus facile de répondre aux attentes ou de vous y adapter.
Astuce comptable 4 : Suivre ses données financières
Il n’y a pas de solutions magiques ni de façon de complètement l’éviter. Comme entrepreneur·e, il est important de suivre les données financières de son entreprise ou à tout le moins de s’y intéresser suffisamment pour prendre les décisions qui s’imposent. Même si vous avez un comptable qui gère (pas mal) tout.
Merci à Simon pour l’exemple! Oseriez-vous aller à votre rendez-vous annuel chez le dentiste sans avoir pris soin de vos dents pendant les 12 derniers mois? Leur hygiène dépend d’abord de vous. C’est la même chose avec un comptable et votre comptabilité.
Vous pouvez commencer en identifiant les 3-4 indicateurs qui sont pertinents et importants pour vous. Ce sera votre tableau de bord pour vous aider à prendre les décisions ou voir les ajustements à apporter.
Ensuite, prévoyez du temps dans votre plan de tâche pour mettre à jour et consulter ce tableau de bord.
Certain·es vont choisir de tout faire eux-mêmes ou de confier certaines tâches, alors que d’autres sous-traiteront complètement leur comptabilité et leur tenue de livres. Peu importe votre situation, il faut développer votre confiance et votre intérêt pour votre comptabilité. Ce n’est ni plus ni moins que de la santé de votre entreprise dont vous vous préoccupez.
Au moment de calculer le coût que représente l’aide comptable, ne prenez pas seulement en compte les honoraires facturés. Comparez-les au coût pour votre entreprise si vous faisiez vous-mêmes ces tâches plutôt que de produire ou de servir des client·es. Il peut parfois être plus rentable de déléguer certaines tâches et de se concentrer sur sa valeur ajoutée dans l’entreprise.
Astuce comptable 5 : S’avoir s’entourer
En affaires, il est important de ne pas rester seul·es. Que ce soit un·e CPA, un·e avocat·e, un·e expert·e marketing, il y a une foule de professionnel·les qui peuvent vous accompagner dans le développement de votre entreprise.
Poser des questions avant de vous engager avec un·e professionnel·le : pour connaître les méthodes de travail qui sont utilisées, savoir si la personne se forme régulièrement, qui sont les autres personnes qu’elle accompagne, etc.
À ce sujet, consulter notre article sur les bonnes pratiques pour bien s’entourer en affaires.
Par exemple, en comptabilité, ce n’est pas nécessairement tous les CPA qui sont qualifiés pour accompagner les travailleur·euses autonomes et les très petites entreprises.
Vous pourriez par exemple trouver des personnes qui :
- s’occupent de vos écritures comptables;
- préparent vos états financiers et qui fait votre vérification;
- vous conseillent pour des réflexions plus larges que la comptabilité (ex. : dans un organisme de développement économique).
La meilleure des combinaisons est différente pour chaque entrepreneur·e. À vous d’identifier celle qui a le plus de sens pour vous et votre entreprise.
Et puis, avez-vous les moyens de ne pas vous occuper de votre comptabilité?
Si vous êtes à la recherche d’un organisme de développement économique dans votre région pour vous appuyer, voici quelques liens qui pourraient vous guider :
Le réseau des SADC et des CAE
La liste des organismes de Développement économique Canada dans toutes les régions du Québec
Investissement Québec
Les différents centres d’affaires de la BDC au Québec
Note : À La Firme, nous ne sommes pas des spécialistes comptables. C’est pourquoi nous avons voulu nous entourer pour créer ces contenus. Toutefois, ces derniers ne remplaceront jamais les conseils et l’avis d’un ou d’une experte qui pourra prendre le temps d’analyser votre situation.
L’équipe de La Firme