Le savoir de l'équipe: un moteur de croissance pour l'entreprise

Épisode 071 du balado des entreprises ambitieuses qui n’ont pas de département marketing et qui se demandent comment profiter du savoir de leur équipe comme moteur de croissance pour l’entreprise.

Dans cet épisode du balado J’aime ta compagnie, Marie-Michèle Bélanger échange avec Marie-Hélène Couette, stratège en performance organisationnelle. Ensemble, elles parlent d’un actif souvent sous-estimé dans les petites entreprises : le savoir de l’équipe.

Quand il est bien structuré, ce savoir devient un véritable moteur de croissance pour notre entreprise. Il suffit d’avoir les bons outils, de se poser les bonnes questions. Marie-Hélène nous explique comment y arriver étape par étape et nous donne des exemples concrets et tangibles de documentation du savoir en organisation et en entreprise. Écoutez l’épisode ici!

À découvrir dans cet article

Miser sur le savoir collectif : ça consiste en quoi?
Quels sont les bénéfices?
Les risques de ne pas faire cette démarche
Par où commencer?
L’importance d’impliquer l’équipe dans le processus
Utiliser les bons outils
Un exemple concret de documentation des processus
Demander du soutien au besoin
Documenter le savoir: un moteur de croissance à notre portée!

Miser sur le savoir collectif : ça consiste en quoi?

Quand les savoirs et les façons de faire se retrouvent uniquement dans la tête des membres de notre équipe, l’équilibre de l’entreprise est fragile. À l’inverse, quand elles sont documentées, partagées et accessibles : nos bases sont beaucoup plus solides.

« Ce qu’on documente aujourd’hui, c’est ce qui va nous sauver demain. »

– Marie-Hélène Couette

Documenter le savoir, c’est prendre ce qu’on fait souvent de façon instinctive et le rendre visible, clair et accessible pour les autres. C’est construire une base solide pour assurer la robustesse de l’entreprise, sa pérennité et le bien-être de l’équipe. C’est comme une carte routière qui évite de toujours demander son chemin. Et ça peut devenir un puissant levier de croissance!

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Quels sont les bénéfices?

Marie-Hélène rappelle que documenter ses façons de faire, ce n’est pas juste pour aller plus vite. C’est surtout pour travailler mieux et rendre notre entreprise plus solide, peu importe les imprévus.

Structurer son savoir a donc beaucoup d’avantages.

Gagner du temps au quotidien.

Moins de questions et moins de pertes de temps à chercher l’info.

Réduire la dépendance à une seule personne.

Si quelqu’un s’absente ou quitte, l’équipe peut continuer sans être fragilisée.

Améliorer et standardiser l’expérience client.

Tous les clients reçoivent le même niveau de service, peu importe quel membre de l’équipe s’en occupe.

Offrir une meilleure qualité de vie au travail.

Moins de surcharge mentale, plus d’énergie pour les bonnes décisions.

Faciliter l’intégration des nouvelles personnes dans l’équipe.

Un parcours plus clair et moins de formations improvisées.

Et surtout : créer un actif durable pour l’entreprise. Un système qui reste, même quand les gens bougent.

Les risques de ne pas faire cette démarche

Les risques sont nombreux pour les entreprises qui ne prennent pas le temps de documenter le savoir de leur équipe.

Le départ d’une personne de l’équipe amène également la perte de son savoir et de son expérience dans l’entreprise.
Les erreurs se multiplient par manque de repères clairs.
La productivité diminue et tout prend plus de temps.
Le stress peut monter si les tâches ne sont pas claires.
Charge mentale plus lourde pour les gestionnaires et les équipes.
L’expérience employé et client peut en pâtir, ce qui peut également jouer sur la réputation de l’entreprise.

À long terme, le prix peut donc être lourd à payer. La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de commencer ce travail petit à petit, selon notre temps, notre énergie et notre budget.

Par où commencer?

Pour ce faire, pas besoin d’avoir une plateforme compliquée ou une équipe dédiée. L’idée, ce n’est pas de gravir une montagne d’un coup. C’est faire un pas à la fois.

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Voici certains bons endroits où commencer.

Les tâches qu’on fait tout le temps.

Envoyer une facture, créer un post sur les réseaux sociaux, faire un suivi client. Ce sont des actions répétitives, parfaites à documenter pour gagner du temps.

Ce qui nous empêche d’atteindre nos objectifs.

On perd des candidats parce que notre recrutement est désorganisé? Il y a des erreurs dans les commandes? On commence par ces zones plus problématiques.

Les éléments rapides à faire dès maintenant.

Une liste d’étapes dans un Google Doc, une vidéo enregistrée avec notre téléphone, une procédure dans Trello ou Notion. Des choses simples, mais utiles.

Même une petite amélioration peut faire une grande différence si elle touche une tâche fréquente ou un problème important.

L’importance d’impliquer l’équipe dans le processus

Dans chaque entreprise, il y a des gens qui savent exactement comment les choses fonctionnent. Ce sont eux nos champions à internes.

« En positionnant les membres de l’équipe comme des champions, ils voient ça comme un rôle de contributeur. »

– Marie-Hélène Couette

On ne leur demande pas de tout écrire à notre place. Il suffit de poser les bonnes questions, écouter, enregistrer et valoriser leur savoir. Résultat? Une culture du partage et une équipe plus autonome.

Utiliser les bons outils

Pas besoin d’un système complexe. Ce qui compte, c’est que ce soit pratique, accessible et surtout intégré dans la réalité quotidienne de l’équipe.

Dossier partagé (Google Drive, Dropbox)
Vidéos explicatives simples (Loom, téléphone)
Checklists visibles dans les outils déjà utilisésWiki interne (Notion, Confluence)
QR codes dans les espaces de travail

« La documentation doit se trouver sur la route de l’employé, pas sur une tablette pleine de poussière. »

– Marie-Michèle Bélanger

Un exemple concret de documentation des processus

Et pour illustrer ce à quoi peut ressembler la documentation des processus, voici comment nous avons documenté le travail de création du balado J’aime ta compagne, à La Firme.

Dans ce tableau, les différentes étapes et les rôles de chacune sont clairs. Chaque membre de l’équipe sait où est rendu le travail et ce qu’elle a à faire. Pas besoin de se consulter, le processus est détaillé et mis à jour en temps réel. Un outil qui permet d’être plus efficace et de n’échapper aucun détail!

Aller chercher du soutien au besoin

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Structurer le savoir de son équipe, ce n’est pas nécessairement facile à faire. Chaque entreprise doit adapter ses démarches à sa réalité. Parfois, une ressource externe peut faire toute la différence et nous aider sur différents plans.

Choisir par où commencer en fonction de nos vrais enjeux.
Créer un système simple, adapté à nos outils.
Impliquer notre équipe de façon positive. Prendre les bonnes décisions pour éviter de perdre du temps précieux.
Intégrer ces pratiques à notre quotidien (et pas dans un cartable tabletté).

Alors si on sent qu’on tourne en rond dans ce processus, c’est peut-être le bon moment pour un coup de main stratégique.