Un bureau encombré, des notes éparpillées et une liste de tâches interminable peuvent drainer notre énergie au quotidien. Le chaos ne reflète pas un manque de volonté. C’est surtout une question de structure et d’organisation du travail au quotidien.
Dans cet épisode de J’aime ta compagnie, Marie-Michèle partage trois leviers concrets pour reprendre le contrôle : l’espace, la prise de notes et la priorisation.
Pourquoi écouter cet épisode?
- Comprendre pourquoi l’organisation du travail est aussi importante que les idées stratégiques.
- Identifier ce qui nous démobilise avant même de commencer à travailler.
- Repartir avec des gestes simples à mettre en place dès cette semaine.
Un épisode à enregistrer et écouter chaque fois que le chaos se manifeste dans notre quotidien!
Quand le chaos s’installe
On ne réalise pas toujours à quel point notre environnement nous affecte. Pourtant, certains signes ne mentent pas.
- Des notes griffonnées sur des Post-its.
- Des papiers éparpillés un peu partout sur le bureau.
- Une longue liste de tâches qui ne finit plus.
- L’impression de ne pas vraiment avancer.
- Perte de motivation.
« Si vous rentrez dans mon bureau à l’improviste, vous allez comprendre où je me trouve dans ma santé mentale juste en regardant la façon dont je prends mes notes. » – Marie-Michèle Bélanger
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des gestes simples et concrets pour reprendre le contrôle!
Levier 1 : l’espace de travail
L’environnement dans lequel on travaille influence directement notre état d’esprit. Un espace chaotique génère une charge mentale avant même d’ouvrir le premier dossier.
La clé? Instaurer un rituel d’ouverture et de fermeture de journée.
À faire en fin de journée.
- Ramasser et transposer nos notes dans un format structuré.
- Faire une pile propre pour classer le lendemain.
- Prévoir nos priorités pour le lendemain.
- Fermer l’ordinateur.
- Fermer la porte de notre bureau.
À faire en arrivant le matin.
- Ouvrir la fenêtre et aérer l’espace.
- Réserver un bloc de temps pour transposer les notes de la veille.
- Revoir nos priorités de la journée.
Commencer la journée dans un espace propre et intentionnel, c’est déjà gagner de l’élan et de l’énergie.
Levier 2 : la prise de notes
Entre les réunions, les appels et les idées qui surgissent à tout moment, on finit souvent avec des notes partout. Cette façon de faire peut rapidement créer le chaos dans notre espace de travail… et dans notre tête!
La règle d’or? Concentrer nos notes en un seul endroit.
Le papier a toutefois ses limites, car le chaos peut s’installer rapidement. Si on privilégie ce moyen, l’idéal est de prévoir un moment en fin de journée pour transposer ces notes dans un document plus structuré et facile à retrouver.
Une politique interne de prise de notes peut également faire toute la différence.
- Où on note?
- Comment on structure l’information?
- Comment on archive?
- Comment on partage avec l’équipe?
Un cadre simple qui évite bien des confusions. Quand l’information est au même endroit, on travaille mieux, seul·e comme en équipe. Si quelqu’un est absent ou qu’un dossier change de mains, tout est accessible et rien ne se perd.
Levier 3 : la priorisation
Une longue liste de tâches sans ordre de priorité, ça peut devenir démobilisant.
Plusieurs outils simples permettent de centraliser et d’archiver ses actions à faire.
- Tableau Excel.
- Liste sur un tableau blanc avec des Post-its.
- Gestionnaire de projet numérique comme Asana, Trello ou Monday.
Ce qui fait la différence ensuite, c’est de prioriser. La méthode Agile propose deux concepts simples pour y arriver.
- Le « backlog ». Faire une liste complète de tout ce qu’on veut faire, sans filtre.
- Le « sprint ». Aller dans notre « backlog » et isoler 1 à 4 priorités sur lesquelles on se concentre dans les deux prochaines semaines.
Cette culture de la priorisation doit s’emboîter à tous les niveaux : ce qu’on fait aujourd’hui, cette semaine, ce trimestre, cette année et sur cinq ans. C’est ce qui permet d’avancer sur ce qui compte vraiment.
Et finalement, un élément important pour rester motivé·e : prendre le temps de célébrer en équipe ce qui a été accompli!
Laisser place à l’énergie et à la créativité
Le chaos n’est pas une fatalité. Il est souvent le signal que quelque chose mérite d’être ajusté. Choisir un seul de ces trois leviers cette semaine et l’implanter avec constance, c’est déjà reprendre le contrôle.
Un espace bien organisé, des notes qui se retrouvent et des priorités claires, c’est le fondement invisible d’une équipe qui avance avec confiance et énergie.
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L’équipe de La Firme